Il magazzino è un casino, se non sai come gestirlo.

Tracciare i movimenti di carico e scarico, fare l’inventario, controllare il valore delle scorte, effettuare ordini di acquisto e resi ai fornitori sono solo alcune delle attività quotidiane con le quali ti sarai di certo dovuto scontrare, se hai avuto a che fare con il magazzino almeno una volta.

Sono attività dispendiose in termini di tempo, e in genere mettono molta pressione su chi le effettua, perché ogni errore in questo ambito si paga caro.

Se hai un magazzino, allora saprai certamente cosa significa dover chiedere una fornitura urgente di un dato componente, magari perché senza di quello la produzione resta ferma. Significa dover pagare macchinari e dipendenti per stare fermi, significa essere disposti a pagare un sovrapprezzo pur di avere subito gli articoli mancanti. Significa, in sostanza, bruciarsi la redditività da soli.

Ora, dato che si impara molto meglio dagli errori che dai concetti teorici (meglio se errori altrui), sono molto felice di consigliarti tre modi deleteri per perdere redditività con il magazzino:

1 – Lascia dipendere tutto da te

Spesso sento dire da alcuni clienti che i loro tecnici non conoscono i codici articolo, perché loro li chiamano in un modo, mentre l’amministrazione li codifica in modo diverso.

Questo gap a prima vista innocuo tra due compartimenti dell’azienda, diversi sia per ruolo che per attitudini degli addetti, ti obbliga, in quanto imprenditore, a diventare il tramite indispensabile tra i tuoi tecnici e i tuoi impiegati.

I tecnici ti dicono che devono pensare a fare gli interventi, gli impiegati a registrare i documenti, e tu finisci a trovarti tra incudine e martello: finisci per diventare il collo di bottiglia della tua stessa azienda, l’uomo che tutti cercano per fare ogni cosa.

Ho visto casi in cui il titolare, alla lunga, stava perdendo l’entusiasmo e la voglia di far espandere la tua attività, proprio nel momento in cui avrebbe potuto spingere per la crescita, perché passava ore a trasformare fogli di carta in documenti di trasporto e ordini ai fornitori.

La soluzione?

Chi registra i documenti e chi movimenta le merci devono parlare la stessa lingua, collaborare, e cooperare per uno stesso obiettivo.

Ad esempio, in molti dei nostri progetti sfruttiamo motori di ricerca particolari, che permettono ai tecnici di individuare i codici articolo esatti nel momento stesso in cui chiudono i lavori. Ma le potenzialità sono ampie e non tutte le aziende sono uguali, quindi serve uno studio preliminare: se hai questo problema non puoi far finta di nulla, devi prenderti il tempo di risolverlo.

2 – Non gestire le scorte

Proseguiamo nella nostra lista degli errori più classici nei confronti del magazzino con un errore tanto banale quanto frequente: non gestire adeguatamente le scorte.

Se hai chiuso almeno un bilancio in vita tua, di certo saprai che avere scorte troppo elevata e magazzino significa sprecare liquidità, quindi è probabile che tu sia un militante del partito “Less is more”, anche in fatto di scorte.

La realtà è che, se tieni sempre le scorte al minimo, finirai coll’ottenere un innalzamento del margine d’errore.

Se una fornitura in ritardo in una commessa importante ti obbliga a comprare da quello che consegna prima, anziché dal miglior offerente, significa che stai pagando un prezzo più alto pur di avere subito le merci, data l’urgenza.

Ma rischi di trovarti anche con la produzione ferma, bruciando redditività in modo sistemico.

Quindi ricordati che le scorte non sono solo un costo aggiuntivo!

3 – Non gestire gli impegni

Al versante opposto dello stesso argomento, troviamo l’ultimo errore capitale nella gestione del magazzino: non gestire gli impegni.

Cos’è un impegno di magazzino?

L’impegno è quando tieni da parte una serie di articoli perché li dovrai utilizzare per una specifica commessa. Da qui il termine “impegnati”, per indicare quegli articoli che sono a magazzino ma non possono essere presi, se non per produrre quella determinata commessa.

Anche questo argomento è molto delicato, perché nel mondo reale le priorità cambiano di continuo, quindi devi essere rapido nello spostare gli impegni da una commessa all’altra, a seconda del grado di urgenza.

Il rischio? Comprare col tempismo sbagliato, cioè rischiare ancora una volta di restare fermo con la produzione.

 

In conclusione

In ognuno dei nostri progetti in cui compare il termine “magazzino”, dedichiamo uno studio approfondito alle dinamiche tra tutti gli agenti che interagiscono nei carichi, negli scarichi e negli inventari, perché un magazzino ben gestito significa meno sprechi, più tempo e più fatturato!

 

A disposizione,

Filippo Biasiolo.

 

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