Se ti è mai capitato di dover organizzare un team di lavoro, allora dovresti sapere che cosa significa dire ai collaboratori cosa devono fare, controllarli e dover aggiustare il tiro di giorno in giorno.

La giornata tipo di chi gestisce un gruppo di lavoro è piena di telefonate, di messaggi WhatsApp, di domande “Come sei messo?”, di email ai clienti, ai fornitori e, in generale, di confusione.

Questo accade perché, soprattutto nelle aziende che partono dal basso (le mie preferite), all’aumentare del personale aumentano a dismisura le interazioni e le relazioni interdipendenti. In sostanza, il tuo lavoro dipende dal mio, e il mio dal lavoro dell’altro e così via in una fitta rete di priorità ed esiti. Il problema fondamentale è che, se non consegni nei modi e nei tempi stabiliti, rischi di non incassare.

In un contesto del genere diventa fondamentale creare un sistema che permetta a chi decide di mantenere la rotta, avendo sempre sotto mano il quadro completo di tutte le informazioni.

 

Dato che questo è uno dei punti forti nei nostri progetti Wugis, ritengo che la mia personale esperienza possa esserti utile nell’individuazione delle linee guida per costruire un sistema di questo tipo.

Nei nostri migliori progetti Wugis siamo riusciti a trasformare normalissime aziende con problemi di organizzazione in squadroni dall’efficienza quasi militare. Il tutto, ovviamente, col sorriso, e senza imporre piegamenti sulle braccia ai dipendenti 🙂

 

Vediamo quindi i miei personali suggerimenti, per aiutarti a trasformare la tua squadra di lavoro in uno squadrone di Navy SEAL:

1 – Tieni a mente le priorità

Sembra scontato, ma ai fine mese devi pur avere i ricavi necessari per pagare i dipendenti, quindi è bene che tu tenga a mente le priorità.

E, per come la vedo io, priorità vuol dire ricavi.

Ci tengo a ribadire questo semplice concetto perché molto spesso si vedono imprenditori con la testa su mirabolanti progetti di espansione, ma che mettono a rischio la sana redditività dell’azienda. Ecco perché suggerisco di avere sempre visibile una dashboard con i principali ordini ricevuti dai clienti, con le relative aspettative di ricavi: solo dopo che questi saranno ben pianificati potrai dedicarti ai progetti di espansione.

2 – Considera il grado di rischio

Ci sono attività che possono causare seri problemi alla tua azienda, se non eseguite. Eppure, molto spesso accade che queste attività non generino fatturato in modo diretto.

Un esempio classico sono la manutenzione dei macchinari e degli strumenti di lavoro, i backup dei dati, il rinnovo dei domini web: sono tutte attività che, se trascurate, possono costare molto caro all’azienda, sostanzialmente bruciando i ricavi.

Nei nostri progetti di gestione quasi sempre lasciamo lo spazio per indicare il rischio di un’attività da fare, perché vogliamo assicurarci che queste attività non passino inosservate.

3 – Tieni conto di competenze e presupposti

Non tutte le attività sono uguali, e non sempre le attività si possono pianificare.

Mi riferisco a tutte quelle attività che stai gestendo, ma per le quali ti serve una conferma da parte del cliente, da un fornitore, o in generale da un soggetto esterno.

Un caso che affrontiamo spesso sono quegli ordini che non si possono iniziare a produrre perché l’azienda è in attesa del materiale, quindi risulterebbe controproducente anche iniziarli. Oppure potresti avere un collo di bottiglia su una specifica risorsa produttiva, magari l’unico tecnico capace di fare un certo tipo di intervento, o casi simili.

In sostanza, se non hai un posto in cui puoi vedere con facilità se una data risorsa è libera, e se i presupposti per la produzione sono rispettati, prima o poi ti troverai bloccato nel mezzo dei lavori e dovrai ri-pianificare tutto.

4 – Pianifica tutto quello che puoi

Una volta deciso l’ordine di esecuzione, escluso quello che non puoi produrre, e controllati i colli di bottiglia, non avrai più scuse: dovrai pianificare tutto!

Ma cosa vuol dire pianificare?

Vuol dire combinare in modo unitario queste informazioni:

  • Quale lavoro c’è da fare;
  • Per quale cliente;
  • Entro quando;
  • Quanto è il tempo previsto;
  • Chi dovrà farlo;
  • Quando dovrà iniziare.

L’insieme di tutte queste informazioni relative a tutti i lavori pianificabili sarà il tuo planner di lavoro: così facendo avrai tutto sotto controllo, e potrai iniziare a misurare i tuoi indicatori di performance (i famosi KPI) in modo semplice. Potrai inoltre capire quanto sei bravo a delegare, vedrai il livello di preparazione delle tue risorse produttive.

5 – tutto bello fin qui, ma…

L’ultimo punto è quello in cui si torna nella realtà.

Napoleone sapeva che si può pianificare una guerra, ma poi ogni battaglia è un caso è se’, e quasi mai le cose vanno come previsto.

 

E allora devi poter cambiare in corsa, modificare la pianificazione, cambiare le carte in tavola in base agli esiti reali e alle urgenze dell’ultimo minuto.

 

Quindi, che fare?

Il mio suggerimento è quello di controllare in modo maniacale gli esiti, e assicurarsi che ogni compito affidato a qualcun altro venga portato a termine in modo definitivo: ogni lavoro non concluso deve essere ri-pianificato quanto prima.

Se così non accade ti troveresti con la pia illusione di avere una situazione sotto controllo, quando in realtà saresti seduto su una bomba pronta ad esplodere nel momento in cui meno te l’aspetti.

 

 

In conclusione

Se pensi di non riuscire a crearti da solo un sistema del genere, ti consiglio di contattarci per vedere la nostra unica

lavagna di lavoro di Wugis.

Un sistema dalla semplicità disarmante per tenere tutto sotto controllo… per davvero!

 

Contattaci subito per vedere con i tuoi occhi come funziona!

 

 

A presto,

Filippo Biasiolo.